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オフィス環境に最適なビジネスホンを選ぶための、機能や回線数、導入コストの考え方を分かりやすく解説します。
まずは「外線数」と「内線数」を明確にしましょう。外線数は同時に電話をかける・受ける最大数で、一般的に従業員5人に対して1〜2回線が目安です。内線数はデスクの数に合わせて決定します。将来的な増員を見越し、主装置（主装置）の収容可能数に余裕を持たせておくと、後から電話機を買い足す際に主装置ごと交換するコストを抑えられます。
ビジネスホンの心臓部である「主装置」は、接続できる電話機の台数や外線数に上限があります。例えば、小規模オフィス向けなら「外線4・内線8」程度、中規模なら「外線12・内線30」といったスペックが一般的です。現在の人数ギリギリではなく、3年後の組織拡大を想定して、2〜3割程度の空き容量があるモデルを選ぶのが賢い選択です。
業務効率を上げる機能を確認しましょう。代表的なものに、不在時に携帯電話へ転送する「外線転送」、留守番電話をメールで通知する「ボイスメール」、通話内容を録音する「通話録音機能」があります。特に顧客対応が多い業種では、通話録音機能があるとトラブル防止に役立ちます。不要な機能を省くことで、初期導入コストを大幅に削減可能です。
物理的な主装置を置く従来のビジネスホンに対し、インターネット経由で電話機能を利用する「クラウドPBX」も選択肢です。クラウド型は主装置が不要で、スマホを内線化できるため、テレワークや外出が多い企業に適しています。一方で、従来のビジネスホンは安定した通話品質と、停電時でも利用できる信頼性が強みです。働き方に合わせて選びましょう。
ビジネスホンは故障すると業務が停止するため、保守契約が重要です。メーカー保証だけでなく、販売店による「駆けつけ保守」や「リモート設定変更」に対応しているか確認してください。特に中古品を購入する場合は、故障時の代替機手配や修理対応が難しいケースが多いため、新品導入時以上にサポート内容を重視して選ぶことを強く推奨します。
